Microsoft Office'i komplekt koosneb kahest enim kasutatud programmist maailmas, mis on mõnes mõttes väga sarnased: Access ja Excel .
Excel on alguses pealiskaudne, hõlpsamini kasutatav ja vahetum, arvutustabeliga, mis täidetakse numbrite või väärtustega, mida saab automaatselt arvestada.
Juurdepääs on selle asemel alguses keerukam, isegi kui pärast põhitõdedest aru saamist pakub see võimaluse luua lahtritesse väärtuste sisestamiseks maski, mis on kohandatav graafiline liides, mis muutub palju mugavamaks ja kasutajasõbralikumaks.
Mõlemad on andmehalduse töö- ja õppeprogrammid ning võiks küsida, kumb kahest on parem ja milliste vajaduste jaoks on parem eelistada ühte.
Lühidalt öeldes on Excel andmeanalüüsi tööriist matemaatiliste arvutuste ja statistiliste võrdluste tegemiseks, mis esitatakse ka hõlpsasti jagatavate graafikute kujul.
Juurdepääs seevastu on andmehaldusprogramm, tõeline andmebaasihaldur, mida saavad korraga kasutada mitu kasutajat, mis on kasulik väärtuste filtreerimiseks, nende struktureeritud kuvamiseks ning teatud toimingute ja sündmuste automatiseerimiseks.
Excel paistab silma numbriliste andmete analüüsimisel .
Exceli kasutamise õppimiskõver on üsna lühike ja juba õppides kasutama mõnda põhifunktsiooni, näiteks pöördtabeleid, saate kohe teha mitmeid toiminguid.
Viimased versioonid on siis täispakendatud mudeleid täis, alles siis tuleb need valmis teha.
Excel on suurepärane tööriist, kui kasutada on kahte või kolme arvutustabelit, selle asemel muutub see andmebaasi suuruse suurenemise korral ebamugavamaks.
Exceli arvutustabeli pidamine tuhandete, kui mitte kümnete tuhandete kirjetega on tõesti keerulisem ning andmete arenedes on valemite, graafikute ja makrode värskendamisel vigade oht.
Teistes artiklites, mida oleme näinud, Exceli kohta:
- Kuidas kasutada Exceli arvutustabeleid
- 4 toimingut, mida saab teha Wordi ja Exceliga töötades
- Parimad Exceli mallid, mida saate tasuta alla laadida finants- ja äritoimingute jaoks .
Võrreldes arvandmetele ja jadadele keskenduva Exceliga, on Access tõeline digitaalarhiivi lahendus teabele, mida saab programmi jooksul mitu korda meelde tuletada.
Juurdepääsukõver on pikem selles mõttes, et selle kasutamise alustamiseks peate õppima vähemalt põhitõdesid ja mõistma selle terminoloogiat.
Võib-olla on suurim erinevus Accessi ja Exceli vahel andmete säilitamise meetod.
Juurdepääsu saab igal ajal muuta ja saate lisada lisateavet, andmeid muuta, eemaldada või filtreerida, ilma et see mõjutaks valemeid ja tabeleid.
Massilise andmestiku kasutamisel Excelis on siiski võimalus, et väike muudatus võib kogu tabeli rikkuda.
Juurdepääs läheb Excelist sammu võrra kaugemale, kasutades üksikute tabelitaseme väljade otsimisnimekirju ja valideerimise reegleid.
Tabelite vahelist võrdlus terviklikkust, st nende lüli, hoiab Access pidevalt hoides, mis tagab iga teabe tähenduse.
Hiiglaslike andmebaaside koondamine on Accessis suhteliselt lihtne, mis võimaldab teil individuaalset teavet viivitamata, ilma pöördetabeliteta, filtreerida.
Juurdepääsu kohta Access, mida on algselt keerukuse tõttu selgelt vähem kasutatud kui Excel, olin varem kirjutanud Microsft Accessil põhineva esialgse juhendi, et mõista, kuidas see töötab ja milleks seda kasutatakse .
Seetõttu pole paremat ega halvemat programmi, mõlemad on suurepärased tööriistad, mida saab kasutada vaheldumisi vastavalt vajadustele ning tehtud ja hooldatavale tööle.
Exceli abil on hõlpsasti kohandatud väljundite loomine väga paindliku vormingu ja märkustega, mida saate hõlpsalt lisada kuhu iganes.
Kui aga andmeid ja suhteid on vaja aja jooksul säilitada, võivad arvutustabelid muutuda tõesti piiravaks, nii et Access mängib mängu.
Kindlasti on parim hübriidlahendus, kus Access andmebaasi andmed eksporditakse või kopeeritakse Excelisse.
Programmid integreeruvad üksteisega ja on võimalik nii Accessi andmeid Excelisse importida kui ka vastupidi, Accessi juba olemasolevate Exceli tabelite abil täita (vt Microsofti juhendit).
Kuigi Excel ei ole andmebaas, kasutatakse seda andmete salvestamiseks siiski laialdaselt.
Excel on siiski üksikute failide andmebaas, mitte aga relatsiooniandmebaas nagu Access, kus erinevate tabelite andmed on omavahel ühendatud ja muutuvad vastavalt teatud sündmustele automaatselt.
Kui lihtsad tabelid peavad arenema mitmeks omavahel seotud andmetabeliks, on Access esimene valik.
Kui andmed on Accessis, saate lisada mitu tabelit ja neid omavahel liita, luua päringuid või vaateid, määratleda andmestruktuuri ja tüübid.
Pole kahtlust, et Access on funktsioonirikas toode, kuigi esimene mõju võib tunduda hirmutav.
