E-posti kasti korrapärane haldamine tähendab kahte põhilist asja: lugemata kirjade osa tühjendamine ja alati tühjana hoidmine ning postkasti korraldamine filtrite ja siltide kaudu. Kuigi posti korraldamiseks oleme juba näinud mitmeid juhendeid, sealhulgas ühte Gmailis filtrite ja varjunimedega postkasti tellimiseks, näeme siin parimat viisi postkasti kiireks lähtestamiseks, ilma et peaksite tingimata kõiki saabunud kirju lugema Gmailis ja ilma midagi kustutamata.
Gmaili kaudu saabuvate kirjade nulli hoidmiseks (aga ka muude postkastide puhul) on kasutada salapärast ja vähekasutatavat funktsiooni, mis arhiivib meilid, st hoida seda varjatud kujul, kustutamata ja säilitamata. lugemata sõnumid on esile tõstetud.
Kui kasutate valitud e-kirjade nuppu Arhiiv, eemaldatakse need postkastist .
Arhiivitud kirju ei kustutata aga Gmailist, vaid ainult vastuvõetud sõnumite kaustast.
Teate teade kaob ka siis, kui seda e-kirja pole loetud.
Mis tahes e-posti haldamise programmis või rakenduses, näiteks Gmailis, jagunevad e-kirjad peamiselt viieks jaotiseks:
- Postkast peab sisaldama kõiki olulisi ja huvitavaid e-kirju.
- e-kirjad on saadetud koos teistele saadetud e-kirjadega.
- rämpspost, mille e-kirju peetakse automaatselt soovimatuteks.
- Prügikast, kustutatud e-kirjad
- Arhiivitud, kõik kirjad on postkastist eemaldatud, kuid mitte kustutatud.
E- kirjad, mida ei pea kohe lugema ega avama, kuid mida on siiski parem hoida ja mitte kustutada, tuleks seepärast arhiivi teisaldada .
Arhiveeritud ja prügikasti saadetud e-kirjade erinevused on väga olulised:
Arhiivitud e-kirju ei kustutata teatud aja möödudes automaatselt, nagu juhtub prügikasti teisaldatud e-kirjadega, kuid need jäävad Gmailis seni, kuni need käsitsi kustutatakse.
Arhiivitud kirjad sisalduvad ka Gmaili otsingumootori kaudu tehtud üldistes otsingutes, mis ei kehti rämpsposti ega kustutatud e-kirjade puhul.
Arhiveeritud e-kirju arvestatakse Gmaili salvestusruumi piires, kustutatud e-kirju seevastu ei arvestata.
Nagu eespool mainitud, arhiivitud e-kirju ei märgita automaatselt loetuks ja kui arhiivite meilisõnumeid seda avamata või lugemata, siis märgitakse see loetuks, isegi kui seda ei loeta loetavate meilide hulka.
Kuhu jõuavad Gmailis arhiveeritud kirjad "> kõik kirjad ", et kuvada kõik postkasti ja arhiivis olevad kirjad koos.
Kui kasutate Microsoft Outlookit, on selle asemel arhiiv, et sirvida ainult neid.
Sildiga salvestatud e-kirjad on siis siltidega nähtavad erinevates kaustades - nii nendes, mille Gmail automaatselt loob, kui ka isikupärastatud.
Nüüd, kui me teame, kuidas funktsiooni sõnumite arhiivimiseks kasutada, vaatame, kuidas seda kasutada postkasti lugemata sõnumite arvu lähtestamiseks .
Esiteks, kõigi lugemata kirjade, sealhulgas vanade, ühe korraga arhiveerimiseks ilma neid kustutamata saate luua filtri.
Seejärel vajutage Gmaili otsingukasti asuvat allanoolt, vajutage nuppu Otsingu kõrval ja pange "lugemata sõnumid".
Altpoolt vajutage selle otsinguga filtri loomise linki, kinnitage toiming, seejärel valige filtriaknas ainult ruut "Ignoreeri sisendkausta (arhiiv)".
Enne loodava filtri klõpsamist valige suvand " Rakenda filter ka eelmistele vestlustele ".
Seetõttu arhiivitakse kõik seniajani lugemata kirjad ja lähtestatakse loetavate meilide numbrid.
Lõpuks avage Gmaili sätted, vajutades paremas ülanurgas asuvat hammasratta nuppu, minge jaotisse Filtrid ja kustutage vastloodud filter (et vältida järgmiste sissetulevate kirjade automaatset arhiveerimist).
E-kirjade filtrite loomisega on võimalik tagada, et täpselt määratletud aadresside meilid arhiveeritakse automaatselt, jättes need isegi lugemata.
Samuti saate arhiivida kõik enne teatud kuupäeva saabunud nii loetud kui ka lugemata sõnumid .
Selleks otsige postkastist enne: 2016/12/31 (selles näites tahan arhiivida kõik enne 31. detsembrit 2016 saabunud kirjad), seejärel vajutage selle otsingu jaoks nuppu Loo filter ja valige toiming Ignoreeri postkasti (arhiiv) ) koos võimalusega filtrit rakendada kõigile vestlustele.
Tulevikus saate iga kord, kui saate teate, mida te ei pea lugema (nt teade Facebookist, Amazonist või muudest rakendustest), ilma seda kustutamata.
Gmailis e-kirja arhiivimiseks valige see lihtsalt loendist ja vajutage siis ülaosas nuppu Arhiiv, et see kausta postkastist kaoks.
Sõnumite arhiveerimise toimingut saab arvutis kiirendada, valides E-post ja vajutades klaviatuuril E-klahvi.
Gmaili for Androidis saate minna menüüsse Seaded> Üldseaded> Gmaili vaikimisi toiming ja valida menüükäsu Fail (kustutamise asemel).
Sel viisil libistage kiri vasakule või paremale, et arhiivida seda kustutamata.
Pärast iPhone'i ja iPadi Gmaili saate pärast postkasti sõnumite valimist kasutada nuppu Arhiiv.
Kui olete sõnumi kogemata arhiivinud, saate selle hõlpsalt oma postkasti tagasi saata, otsides seda loendist Kõik sõnumid, valides selle ja seejärel klahvi abil postkasti teisaldades.
