Microsoft Outlook on maailmas enim kasutatud ja kuulsaim programm e-kirjade haldamiseks teie arvutis, isegi kui see on Office'i komplekti kuuluv programm. Outlook on paljudes organisatsioonides eluliselt tähtis mitte ainult silmnähtavate e-posti haldamise võimaluste, vaid ka kalendri, ülesannete ja aadressiraamatu funktsioonide jaoks.
Ettevõtte jaoks on mugavus ühendada Outlook Exchange'i serveriga, nii et kõik saaksid jagada sama aadressiraamatut ja kalendreid, saades suurepäraseks tööriistaks ettevõtte tasemel koostööks.
Koduseks kasutamiseks kasutatakse Outlooki peamiselt e-kirjade arvutisse allalaadimiseks ja väljaspool Internetti salvestamiseks, kuid kuigi enamik inimesi ei kasuta kindlasti Exchange'i serverit kodus ega tea ilmselt isegi seda, mis see on omadused, Outlooki funktsioonid muudavad selle võimsaks tegevuste haldamise tööriistaks ka isiklikuks ja mitteprofessionaalseks kasutamiseks, e-kirjade lugemiseks, kohtumiste järgimiseks, aadressiraamatute korraldamiseks ja paljuks muuks.
Selles juhendis teeme lühikese ja kontsentreeritud kursuse selle kohta, kuidas kasutada Microsoft Outlookit (võttes kasutusele uusima versiooni, Outlook 2013 ), et õppida selle põhifunktsioone ja konfigureerida seda iga e-posti kontoga .
Kõigil, kellel on Microsoft Office'i programmid (Word, Excel, Powerpoint jne), on arvutis ka Outlook ja nad saavad selle esmakordseks kasutamiseks avada.
Olles Office-sarja toode, leiate tuttava liidese, mis on natuke sarnane Wordi omale, isegi kui see teenindab täiesti muud asja.
Outlooki vaikevaade on postkast, ülaosas on lindiriba peidetud, et ekraanil ruumi kokku hoida.
Lindi kiireks nägemiseks ja peitmiseks vajutage lihtsalt klahve CTRL - F1 .
Riba saab lukustada, vajutades pisipildil, mis on selle parandamiseks ja mitte enam varjamiseks.
Paelariba abil on funktsioonide aktiveerimiseks ja programmi tööriistade kasutamiseks nuppude leidmine väga lihtne.
Vahekaardil Avaleht on erinevad nupud, olenevalt režiimist ja ekraanil, kus olete.
Põhiekraanil on saadaval kirjad.
Outlooki vasakus servas asuvad kaustad, selle paneeli allosas on aga Outlooki režiimid: sisendkaust, kalender, inimesed, ülesanded ja nii edasi.
Kui klõpsate navigeerimispaneeli ülaosas noolel, laieneb see paanil, et näha e-posti konto kaustastruktuuri.
Täiendavate Outlooki režiimide juurde pääsemiseks klõpsake kolme punkti: Outlooki märkmed, kaustad ja otseteed.
"Navigeerimisvalikute" alt saate muuta erinevate elementide kuvamise järjekorda ja deaktiveerida kompaktse navigeerimise, kui kasutate suurt monitori.
Vahekaart Saada / saa puudutab konkreetselt sisendkausta funktsioone, kuid ilmub ka teistes režiimides (kalender, ülesanded jne), isegi kui neil pole sama funktsionaalsust.
Sõltuvalt kasutatavast e-posti protokolli tüübist (IMAP või POP) võib juhtuda, et te ei saa alla laadida ainult sõnumi päiseid, märgistada või tühistada allalaaditavate sõnumite valikut ja muid funktsioone (mis on saadaval ainult koos IMAP-protokoll, alati soovitatav)
Kaustade vahekaart võimaldab teil hallata oma e-posti konto kaustu, luua uusi, valida vanade kirjade ja muude omaduste automaatse arhiveerimise reegleid.
Kalendrirežiimis pole ühtegi kausta, nii et sellest menüüst saab kalendreid kopeerida või teisaldada.
Kaustade struktuur on oluline e-kirjade haldamiseks ja nende korras hoidmiseks, et mitte jätta olulisi kirju vastamata ja neid hõlpsamini leida.
Veel ühes artiklis nägime, kuidas luua reegleid ja e-posti filtreid Microsoft Outlookis, et korraldada kirjad kaustadesse .
Kuvavalikud sisaldavad olulisi funktsioone, et peita või näidata mõnda teavet ja Outlooki liidese elemente, sealhulgas ka meeldetuletusi .
Kalendrirežiimis on võimalik päevade kuvamisviisi muuta nii kuu, nädala kui ka päeva vaate ja värviga.
Ribapaela valikud, nagu eespool mainitud, muutuvad sõltuvalt sellest, kus te asute.
Kui kirjutate uut kirja, leiate kõik nupud teksti vormindamiseks, manuste, piltide, siltide lisamiseks jne.
Vahekaart Sisesta on Outlooki igas jaotises ja võimaldab teil muuta sõnumite sisu, tegevusi, kalendrisündmusi.
E-kirjade puhul on nupp Valikud, kus leitakse teema, värvid, fondid ja efektid, CCN (varjatud koopia, mida kasutatakse e-kirja saajate varjamiseks) ja päring kinnituse saamiseks e-kirja lugemine.
Vahekaart Versioon sisaldab automaatseid õigekirja- ja grammatikaparandusi, mis on kasulik e-kirjade kirjutamisel vigade tegemiseks.
Saate tõlkida saadetud sõnumeid ka teistesse keeltesse.
Läheme nüüd automaatse või käsitsi e-posti konto seadistamisele
Outlooki esmakordsel käivitamisel palutakse teil luua konto, mille saate ka algul vahele jätta ja hiljem lisada.
Tegelikult saate Outlooki kasutada ilma kontota kalendri, ülesannete ja märkmete režiimis.
Kuna tegemist on siiski peamiselt e-posti haldamiseks mõeldud programmiga, tasub konto kohe lisada, proovides automaatset konfigureerimist, kus peate lihtsalt sisestama kasutajanime ja parooli, mida kasutate oma postkasti juurde pääsemiseks.
Kui automaatne konfigureerimine ei tööta (see töötab kindlasti Hotmaili ja Outlook.com aadressidega, kuid väidetavalt ei tööta see teiste tarnijatega), peate jätkama käsitsi konfigureerimisega .
Konto lisamiseks Outlooki peate minema lindil vahekaardile Fail ja järgima käsitsi seadistamise protseduuri.
Käsitsi konfigureerimisel on esimene valik kasutada POP- või IMAP-kontot (või Exchange'i kontot, kui seadistate Outlooki kontoris)
Oleme juba ühes teises artiklis näinud IMAP ja POP erinevusi, mis sünteetiliselt on järgmised:
- POP ehk Post Office Protocol on vanim protokoll, mida kasutatakse e-kirjade arvutisse allalaadimiseks.
- Selle asemel võimaldab IMAP teil kopeerida veebimeili kaustastruktuuri ja sünkroonida sõnumeid nii, et need meiliserverist kaduma ei läheks. Võimalustena saab alla laadida ainult sõnumite päised, täites arvutit tuhandete e-kirjade ja manustega.
Kui võimalik, valige alati IMAP.
Yahoo Maili konto lisamiseks Outlooki saate vaadata juhendeid, muutes parameetreid vastavalt oma e-posti pakkujale.
Veel ühes artiklis selgitasin samm-sammult, kuidas konfigureerida Microsoft Outlook koos GMailiga arvutist e-posti vastuvõtmiseks ja saatmiseks.
Outlookis saate lisada ja hallata nii palju e-posti kontosid, kui soovite.
Kui kasutate mitut e-posti kontot, näiteks ühte isiklikku ja teist töötamiseks, saab e-posti klient, näiteks Outlook, tõesti midagi muuta ja võimaldab teil kalendri kohtumisi ja ülesandeid ühendada, et oma elu viisil hallata täielik.
Pärast kahe konto lisamist saate vahekaardi Fail lehe Konto teave ülaosas olevast rippvalijast valida konfigureeritava konto.
" Konto sätetest " saate luua uue konto, parandada juba lisatud konto, eemaldada need, seada oma lemmikkonto ja muuta muid sätteid.
Aadressiraamatu haldamine ja kontaktide lisamine Outlookis
Aadressiraamatu kontaktide haldamiseks avage vahekaardil Avaleht režiim Inimesed ja lisage põhiliidese aadressid ja muud üksikasjad.
Peaaegu kindlasti on siiski vaja importida aadressiraamat Google'ilt, Yahoo'lt või muult kontolt, mida kasutate.
Seejärel peate eksportima kontaktid sellest aadressiraamatust ja seejärel importima Outlooki.
Tavaliselt oleks see lihtne töö, kui see poleks iga konto jaoks oma vormingud ja see võib tekitada probleeme.
Lihtsaim viis on sünkroonida oma aadressiraamat Gmaili ja Outlooki vahel ning importida oma kontaktid.
Muidu peate kasutama vCards, nagu on selgitatud juhendis vCard (vcf) failide importimiseks Windowsi kontaktidesse ja Microsoft Outlooki.
Microsoft Outlooki keerukamate funktsioonide uurimiseks, mida oleme teistes artiklites näinud:
- Kui teil on e-posti otsimiseks mitu arvutit, kuid te ei saa Exchange'i serverit kasutada, nägime teises artiklis, kuidas sünkroonida Microsoft Outlooki mitmes arvutis .
- Keelake kõigile vastamine ja e-kirjade edastamine Outlookiga saadetud sõnumite korral
- viivitage e-kirja saatmine plaanitud saatmise korral
- Kuidas lükata e-posti kavandatud saatmise korral
Lõpuks, kui teil pole Outlooki ja otsite sarnast tasuta programmi, võite vaadata arvutist meilide lugemiseks parimate alternatiivsete meiliklientide loendit Microsoft Outlookile
